Digitale kamerbewegwijzering garandeert duidelijkheid en efficiëntie

Een veranderende conferentie- en vergadercultuur, waarin vergaderingen spontaner worden en vaker worden verplaatst, vereist flexibele en veilige ruimtereserveringssystemen. Digitale bewegwijzering geïntegreerd in een elektronisch bewegwijzeringssysteem is een effectieve oplossing. Het doel is papieren borden of inflexibele bewegwijzering voor conferentiecentra, kantoren, vergaderzalen of behandelkamers te vervangen door digitale displays. Met behulp van elektronische etiketten kan dit digitale ruimtebeheer - bekend onder de verzamelnaam digital signage - worden gerealiseerd. De e-paper displays maken een volledig grafische weergave van de kamerbezetting mogelijk, zodat seminar- en vergaderzalen of patiëntenkamers op elk moment kunnen worden bijgewerkt en beheerd.

Elektronische room signage vermindert vooral de werkdruk van de administratie, omdat het personeel de room signage snel en eenvoudig zelf kan vastleggen. Het facilitair personeel hoeft geen papieren borden meer uit te drukken, omdat de inhoud van de displays centraal en automatisch - zelfs individueel via eigen agenda-items - met één klik kan worden aangestuurd. De digitale bewegwijzering biedt dus niet alleen transparante informatie voor klanten, personeel en bezoekers, maar maakt ook flexibele en snelle reserveringsprocessen mogelijk. Dankzij de integratie in reeds gebruikte kalender- en boekingssystemen, interfaceoplossingen of software zoals Microsoft Exchange, kunnen digitale borden gemakkelijk in een netwerk worden opgenomen. Digital signage helpt het ruimtebeheer te optimaliseren.

In het bedrijfsleven, op universiteiten of in andere openbare instellingen - digitaal zaalbeheer in real-time helpt bij het beheer van de eigen ruimtes. Vergaderruimtes en kantoren voor wekelijkse meetings, conferentieruimtes voor vergaderingen of zalen voor congressen hoeven niet langer handmatig te worden geboekt in omslachtige reserveringsprocessen. Dit voorkomt hoge administratieve kosten, ongebruikte vergaderzalen of zelfs dubbele boekingen.

Flexibel en overzichtelijk ruimtemanagement is niet alleen essentieel voor traditionele werkomgevingen zoals vergaderzalen, kantoren, conferentiezalen, collegezalen of groepswerkkamers, maar ook voor moderne werkplekmodellen zoals coworking spaces of desk sharing. Vooral deze innovatieve werkomgevingen vereisen een doelgerichte en ongecompliceerde oplossing voor ruimte- en kantoorbeheer. Het intelligente ruimteboekingssysteem van ROOMZ werkt daarom met sensoren die vrije werkplekken detecteren en deze overzichtelijk in kaart brengen en weergeven. Zo kunnen werknemers snel aan de betreffende kantoorruimtes worden toegewezen. Het ROOMZ display toont vervolgens de bezetting van de individuele kamers of werkplekken. Als een vergadering op korte termijn wordt afgezegd, kan deze centraal of direct op het digitale display worden geannuleerd. Bovendien detecteren de intelligente sensoren of er ruimtes geboekt zijn die niet gebruikt worden. Het ruimtereserveringssysteem registreert deze zogenaamde spookvergaderingen en geeft de verkeerd geboekte ruimtes automatisch vrij.

Kamerreserveringssystemen zijn de perfecte aanvulling in kantooromgevingen, hotels of bij evenementen, conferenties of vergaderingen. Elke ruimte heeft een ander gebruiksgebied en kan daarom worden gecategoriseerd als vergaderruimte, conferentieruimte, wachtruimte of iets anders. Met behulp van een reserveringssysteem kunnen de ruimtes eenvoudig en gemakkelijk worden beheerd. Er wordt rekening gehouden met de gebruiksruimte, het aantal deelnemers, de functie en de uitrusting van de betreffende ruimte.

Zaalboekingssystemen maken het boeken van zalen eenvoudig: zalen kunnen online worden geboekt, gereserveerd, geannuleerd en gecategoriseerd. Het boeken van een zaal is via het systeem flexibel en eenvoudig en kan zo optimaal in de workflow worden geïntegreerd.